個人情報の保護に関する当協会の取扱い
当協会は、個人情報保護の取扱いを以下のように定め、個人情報の保護に努めます。
１．個人情報の取得と利用目的について
当協会が取扱う個人情報とその利用目的は下表の通りです。ここに記載された目的以外の利用は行いません。
| 個人情報 | 利用目的 | |
| ① |
点検・整備・工事事業
機器販売事業
防災センター評価事業
コンサルティング事業
自衛消防訓練支援事業
におけるお客様の個人情報
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・サービス、商品の提供（発送）
・代金の請求、回収
・サービス、商品に関する情報の提供及びご提案
・サービス、商品の企画及び利用に関する調査、
アンケート等のお願い及びその後の連絡
・統計資料の作成
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| ② |
救急直接通報・住宅火災直接通報業務
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・機器の設置工事、保守、緊急対応 |
| ③ |
法定講習・非法定講習事業における受講者からお預かりした個人情報
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・受講申請手続き
・修了証の発行手続き（法定講習に限る。）
・受講当日の受付等の受講管理
・再講習の受講案内（法定講習に限る。）
・統計資料の作成
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| ④ |
点検・整備・工事事業における会員・協力企業様の個人情報
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受託関連の営業活動や資材の購入・部品調達等の連絡・問合せ、支払・点検票・請求書作成等の事務処理のため
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| ⑤ |
職員・採用応募者関連の個人情報
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職員（正規・パート）、採用応募者、退職者の人事関連事務処理、その他一般事務の連絡及び問合せのため
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| ⑥ |
その他お問合せ、相談に伴う個人情報
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お問合せや相談・苦情に対する内容確認や連絡のため
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| ⑦ | 御取引先様、協力会社様の個人情報及び当協会にご協力いただいている個人方々の個人情報 | 商談・お打合せのための連絡、業務上必要な連絡・報告・問い合わせ等御取引先情報管理、支払、収入管理等 |
| ⑧ | 退職者の個人情報 | 業務上必要な申請等 |
上記以外の目的で個人情報を取得、利用を行う場合は、利用目的、利用方法、利用範囲等の内容を説明し、本人の同意を得た上で行います。
また、上記②以外の個人情報については、本人が権利行使できる開示対象となります。
２．個人情報の共同利用について
当協会は、会員・協力会社を含む他企業との間で個人情報の共同利用は行ないません。
３．業務委託について
当協会は個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で業務委託する場合があります。
この場合、委託先に個人情報の保護を義務付け、当協会は適切な監督を実施します。
４．第三者への提供について
当協会は、下記の場合を除きあらかじめ本人の同意を得ることなく上記以外の第三者に提供することはありません。
① 法令にもとづく場合
② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難であるとき
④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
５．個人情報を提供されることの任意性について
当協会に個人情報を提供されるかどうかは本人の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、当協会からの各サービスなどが適切な状態で提供できない場合があります。
６．Ｗｅｂサイトにおける個人情報の取扱いについて
当協会ホームページでは、ホームページを有効活用するために、アクセス数とユニークユーザー数のカウントを行っております。ユニークユーザーの識別には、クッキー（cookie）と呼ばれる情報ファイルを利用しておりますが、これによりアクセスされた方の個人情報を当協会が取得することはありません。
７．個人情報の管理について
当協会は個人情報をお預かりするにあたり、適切な管理を行うとともに、以下の通り、外的環境を把握した上、漏洩、紛失、改ざん等の防止のため、保有個人データの安全管理措置を講じています。
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組織的安全管理措置 |
組織体制の整備、個人データの取扱いに係る規律に従った運用、個人データの取扱い状況を確認する手段の整備、漏えい等事案に対応する体制の整備、取扱い状況の把握及び安全管理措置の見直し等に関して、必要な措置を講じています。 |
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人的安全管理措置 |
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を行なっております。また、個人データについての秘密保持に関する事項を含む誓約書を取得しております。 |
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物理的安全管理措置 |
個人データを取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄に関して、必要な措置を講じています。 |
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技術的安全管理措置 |
情報システムに関して、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う漏えい等の防止に関して、必要な措置を講じています。 |
8．個人情報の開示等の請求に応じる手続きについて
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当協会が開示・訂正・追加・削除の権限を有する個人情報に対する本人の権利として、利用目的の通知、開示、内容の 訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求を行うことができます。 |
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請求いただく場合は、当協会指定の書式「個人情報開示等請求書」へご記入いただき、当協会「個人情報問合せ窓口」まで郵送またはＦＡＸにてお願いします。 なお、依頼書には本人確認のための書類（運転免許証の写し等）、代理人である場合は代理人を特定できる確認資料（委任状等）を添付していただきます。 |
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後日、当協会個人情報問合せ窓口担当者より、電話にて本人確認を行った上で回答させていただきます。本人確認を行った書類は、当協会の規程に従って破棄いたします。 |
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保有個人データの開示請求を行う場合、書面交付だけでなく、電磁的記録の提供（電子メールで送信等）の方法もご指定いただけます。 |
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なお、この対応をするための手数料は徴収いたしません。 |
制 定 日 ２０１６年 ４月 １日
最終改訂日 ２０２４年 ８月１４日
一般社団法人東京防災設備保守協会
理事長 小野 修
個人情報保護管理者 水野 晋一
個人情報問合せ窓口
〒162-0805 東京都新宿区矢来町８１番地の３
ＴＥＬ ０３－５２６１－４１５５
担当 総務部 （責任者 総務部長）
一般社団法人 東京防災設備保守協会